A meglévő táblázataid adatait átviszem. Először a legfájóbb részt váltjuk ki. Heti demó, menet közben kipróbálhatod.
Mikor érdemes kiváltani az Excelt?
Akkor érdemes kiváltani az Excelt, ha többen dolgoztok ugyanabban a táblázatban, ha felülírások és verziók okoznak hibát, vagy ha a fájl olyan bonyolult lett, hogy csak egy ember érti. A kiváltás azt jelenti, hogy ugyanazt a munkát egy olyan program végzi, ahol egyszerre többen dolgozhattok, mindenki csak azt látja, ami rá tartozik, és a hibák nehezebben csúsznak be.
Az Excelt nem kell mindenhonnan kiirtani: sok helyen tökéletesen jó marad.
A jelei annak, hogy kinőttétek a táblázatot
- Vannak „v2”, „végleges” és „végleges_új” fájlok. Nem tudjátok, melyik a mérvadó.
- Csak egy ember érti a táblázatot. Ha ő nincs bent, a munka megáll.
- Valaki mindig felülírja a másikét. Az utolsó mentés nyer, a többi munka elvész.
- Mindenki mindent lát. Az Excelben nehéz megoldani, hogy ki mit nézhet meg vagy módosíthat.
- A képletek törékenyek. Egy törölt sor, és az összesítés rossz számot mutat. Észre sem veszitek.
- Lassú, nyögvenyelős. Perceket vár a fájl, mire megnyílik, és a mobilon használhatatlan.
- Emlékeztetőket kézzel állítasz. Az Excel nem szól, ha lejár egy határidő vagy vissza kell hívni valakit.
Amit a program tud, amit a táblázat nem
Egyszerre többen dolgozhattok
Nincs felülírás, nincs „ki van benne?”. Mindenki a friss állapotot látja.
Szerepkörök
Aki csak megnézi, nem tudja véletlenül elrontani. Aki dolgozik vele, azt látja, ami rá tartozik.
Beépített szabályok
A program ellenőrzi, hogy nem lehet hibás vagy hiányos adatot rögzíteni.
Emlékeztetők
Lejáró határidő, visszahívás, esedékes teendő: a program szól.
Telefonról is használható
A kolléga a terepen is beírhatja vagy megnézheti, amire szüksége van.
Kimutatások egy kattintásra
Nem kell képleteket másolgatni. A program összegzi az adatokat.
Napló
Látod, ki mit módosított, és mikor.
Hogyan lesz a táblázatból program?
- 1. lépés
Megnézem a táblázatot. Elküldöd a fájlt (ha kell, kitakarva az érzékeny adatokat), és megnézzük, mit csinál, ki használja, hol akad el.
- 2. lépés
Eldöntjük, mi marad, mi változik. Nem mindent kell lecserélni. Először a legfájóbb részt váltjuk ki.
- 3. lépés
Építés heti demóval. Hetente kipróbálható verziót kapsz. Ha valami nem úgy működik, ahogy szoktál dolgozni, azonnal módosítom.
- 4. lépés
Átállás. Az adatok átkerülnek az új rendszerbe, a csapat megtanulja, és onnantól már nem kell a táblázatot használni.
Mikor jó megoldás?
- Ha többen dolgoztok ugyanabban a táblázatban, és a verziók, felülírások gondot okoznak.
- Ha a táblázat az üzlet gerince lett (megrendelések, készlet, ügyfelek, menetrend).
- Ha sok időt visz a kézi összesítés és az adatok átmásolása.
Mikor nem jó?
- Ha egyedül használod, és a táblázat jól működik. Akkor tartsd meg.
- Ha csak számolsz vagy elemzel. Erre az Excel kiváló, nem kell kiváltani.
- Ha a folyamat még nincs tisztázva. Ilyenkor először a táblázat logikáját érdemes rendbe tenni.
Példa: táblázatból fuvarkezelő rendszer
A fuvarozó cégek gyakran táblázatban vezetik a megrendeléseket, a sofőrök napi beosztását és a tartozásokat. A KontenerLab ezeket egy rendszerbe fogja össze: az iroda húzással osztja a fuvarokat, a sofőr telefonról jelent vissza, a tartozások pedig ugyanott látszanak.
Gyakori kérdések
Rövid, egyenes válaszok az Excel kiváltásáról.
Ha többen dolgoztok egy táblázatban és verziók, felülírások okoznak hibát, ha a fájl túl bonyolulttá vált, vagy ha a napi munka egy részét csak az Excel kerülőútjaival lehet megoldani. Ha egyedül használod, és működik, nincs szükség a cserére.
Három út van: kész szolgáltatás (ha pontosan olyan a feladatod, mint amire készült), kész, de beállítható rendszer, vagy egyedi program. Az egyedi program akkor jó, ha a folyamatotok nem illik a kész megoldásokhoz. Az első beszélgetésen megmondom, nálatok melyik a logikus.
Igen. A táblázataid adatait átnézem, rendbe teszem és átviszem az új rendszerbe, hogy ne nulláról kelljen kezdeni. A régi fájlok megmaradnak tartalékként.
Attól függ, mekkora és milyen bonyolult a táblázatod, és hány ember használja. Az ingyenes első beszélgetés után tételes írásos ajánlatot kapsz, amelyben látod, mi miből áll. Kezdhetjük a legfontosabb táblázattal.
Nem. A programot úgy készítem, hogy hasonlóan működjön ahhoz, ahogy eddig dolgoztatok, csak kényelmesebben. A csapatnak az indulásnál megmutatom, hogyan kell használni.
A táblázat bonyolultságától függ. Először a legfájóbb részt váltjuk ki, hogy minél előbb használni tudjátok, a többit később. Az ajánlatban a várható ütemezést is leírom, a heti demókon pedig látod, hol tartunk.
A te cégedé. Az átadás és a használat feltételeit az ajánlatban rögzítjük, a munka megkezdése előtt.
A program ilyenkor módosítható. Új oszlop, új állapot, új szabály később is hozzáadható.
