Mi az az ügyviteli rendszer?
Az ügyviteli rendszer az a program, amiben a cég napi ügyeit kezeled: ki mit rendelt, mi a feladat, ki felel érte, mi lett kész, mi fizetve. Az egyedi ügyviteli rendszer a ti szabályaitokat követi, így nem kell megszokni egy idegen logikát. Akkor érdemes építeni, ha a kész programok vagy túl bonyolultak, vagy pont azt nem tudják, ami nektek fontos.
Ezt gyakran hívják nyilvántartó rendszernek vagy nyilvántartó programnak is. A lényeg ugyanaz: az adatok egy helyen vannak, és mindenki a friss állapotot látja.
Mit szokott kiváltani?
Megrendelések táblázatban
Valaki vezeti, valaki felülírja, és a nap végén senki sem tudja, mi hol tart.
Papír alapú jegyzetek
A műhelyben vagy az úton papírra írják, este valaki begépeli, ha ráér.
Határidők fejben
Az ügyintéző tudja, mi lejár, de ha nincs bent, nem tudja senki.
Kézi összesítések
Minden hónap végén órákig tart összerakni, mi történt.
„Ki csinálta? Mikor?”
Nincs nyoma, ki mit módosított, ezért a hibák nehezen derülnek ki.
Amit az ügyviteli rendszerben kapsz
Megrendelések és ügyfelek egy helyen
Minden rendelés, ügyfél, cím és megjegyzés egy rendszerben van, keresővel, szűréssel.
Feladatok és felelősök
Látod, ki mivel foglalkozik, mi késik, és mi vár még. Nem kell rákérdezni.
Állapotkövetés
Minden tétel állapota egy pillantásra látszik: új, folyamatban, kész, fizetve.
Értesítések
A fontos változásról a csapat azonnal tud, nem a nap végén derül ki.
Kimutatások
A havi összesítés nem kézi munka. Az adatok már ott vannak, és a rendszer összegzi őket.
Szerepkörök
A kolléga a sajátját látja, a vezető az egészet. Te döntöd el, ki mit érhet el.
Napló
Látod, ki mit módosított és mikor. A hibák nyomon követhetők.
Hogyan készül az ügyviteli rendszer?
- 1. lépés
Megnézem, hogyan dolgoztok
Végigbeszéljük a folyamatot, megnézem a mostani táblázatokat, papírokat. Itt derül ki, mi a valódi probléma.
- 2. lépés
Először a legfontosabbat
Nem építek mindent egyszerre. Azzal kezdjük, ami a legtöbb gondot okozza, hogy minél előbb használni tudjátok.
- 3. lépés
Heti demó, közös finomítás
Hetente kipróbálható verziót kapsz. A csapatod visszajelzése alapján javítok, mielőtt új rész jön.
- 4. lépés
Indulás, majd bővítés
Az adataitokat átviszem a régi táblázatokból, megtanítom a csapatot, utána új modulokkal bővíthetjük.
Mikor jó megoldás?
- Ha több ember dolgozik ugyanazokkal az adatokkal, és gyakran nem a friss állapotot látják.
- Ha a munkátok folyamatai egyediek (pl. fuvarszervezés, műhelymunka, szolgáltatás-kivitelezés).
- Ha az Excelben már csak a kerülőutak tartják egyben a rendszert.
Mikor nem jó?
- Ha csak számlázni szeretnél. Erre kiváló, kész szolgáltatások vannak, azokat használd.
- Ha egyedül dolgozol, kevés adattal. Egy rendezett táblázat is elég lehet.
- Ha nincs kijelölt felelős, aki a bevezetést a cégben végigviszi. Ilyenkor a legjobb program is kihasználatlan marad.
Gyakori kérdések
Rövid, egyenes válaszok.
Olyan program, amit a ti folyamataitokra készítek, nem kész csomag. Azok az adatok, képernyők és szerepkörök vannak benne, amelyekre szükségetek van, és úgy működik, ahogy ti dolgoztok.
A nyilvántartó program általában csak adatokat tárol. Az ügyviteli rendszer ezen felül a munkafolyamatot is követi: feladatokat, felelősöket, állapotokat és értesítéseket. A kettő közötti határ nem éles, a feladatból derül ki, mi kell.
Attól függ, hány folyamatot kell lefednie, és mivel kell összekötni. Az ingyenes első beszélgetés után tételes, írásos ajánlatot kapsz. Kezdhetjük a legfontosabb folyamattal, és később bővíthetjük.
Igen, a meglévő adatokat átnézem és átviszem az új rendszerbe, hogy ne nulláról kelljen kezdeni. Az átvitel módját az ajánlatban előre leírom.
Sok esetben igen. Az összekötés lehetőségei a számlázó programtól függnek, ezt az első beszélgetésen megnézem. A KontenerLab például Billingóval és Számlázz.hu-val is működik.
A hatókörtől függ. A legfontosabb folyamattal indulunk, hogy minél előbb használni tudjátok, aztán bővítjük. Az ajánlatban a várható ütemezést is leírom, a heti demókon pedig látod, hol tartunk.
Az adatok a ti cégetekhez tartoznak. A rendszer átadásának és használatának feltételeit az ajánlatban, a munka megkezdése előtt rögzítjük.
Nem. A rendszer böngészőből használható, telefonról is. A védett szerverről és az automatikus mentésről én gondoskodom.
Új modult, új szerepkört vagy új folyamatot később is hozzáadhatok. Az egyedi rendszer pont azért jó, mert együtt nőhet a céggel.
