Az „Excel helyett program” keresésnél legtöbben azt szeretnék tudni, hogy tényleg itt az ideje-e. Erre nincs általános válasz, de van hét jel, amelyből megítélheted. Ha három-négy igaz rád, érdemes komolyan átgondolni. Ha egy sem, nyugodtan maradj az Excelnél, mert az egy kiváló eszköz, amíg a feladathoz illik.
Mit jelent az, hogy „Excel helyett program”?
Azt, hogy ugyanazt a munkát, amelyet ma táblázatban végeztek, egy olyan program végzi, amelyet kifejezetten a ti munkátokra építettek. Böngészőből megnyitod, bejelentkezel, és csak azt látod és szerkeszted, amihez jogod van. Az adatok egy helyen vannak, többen dolgozhattok egyszerre, és a program figyeli, hogy ne lehessen hibásat rögzíteni. A táblázat marad az, ami volt, csak már nem a cég működésének a gerince.
Hét jel, hogy ideje váltani
1. Többen dolgoztok ugyanabban a táblázatban
Amint ketten szerkesztitek ugyanazt a fájlt, megjelennek az ütközések, az átírások és a „ki mentette utoljára” kérdések. Egy programban egyszerre dolgozhattok, és mindenki a frissen látja, amit a másik rögzített.
2. Már félsz hozzányúlni
Ha tudod, hogy egy rossz kattintás szétverheti a fájlt, és ezért inkább senki nem nyúl hozzá, a táblázat már nem eszköz, hanem teher. A program védi magát: nem engedi felülírni azt, amit nem szabad.
3. Csak egy ember érti
Ha a táblázat egyetlen kolléga fejében él, a cég kiszolgáltatott neki. Egy programban a szabályok be vannak építve, és az újonnan érkezőnek elég az, hogy látja, mit kell kitöltenie.
4. Különböző embereknek különböző dolgot kellene látniuk
Az Excelben jogosultságot alig tudsz adni. Ha az irodai kolléga ne lássa az árréseket, a külsős csak a saját munkáját, a vezető pedig mindent, ahhoz már program kell.
5. Emlékeztetőre és értesítésre lenne szükség
A táblázat nem szól, ha lejár egy határidő. Ha ezért maradnak ki ajánlatok, fizetések vagy követések, egy program automatikusan jelezhet.
6. Ugyanazt az adatot többször írjátok be
Az ügyfél neve a megrendelésnél, a számlánál és az emlékeztetőben is. Minden átírás hibalehetőség, és időt vesz el. Egy rendszerben egyszer rögzíted, és mindenhol ott van.
7. Nem tudsz gyorsan választ adni az egyszerű kérdésre
Mennyivel tartozik az ügyfél? Hol tart a megrendelés? Ki viszi a holnapi szállítást? Ha ezekre nem tudsz fél perc alatt válaszolni, hanem több fájlt kell megnyitnod, a szétszórt adatok már a döntéseidet lassítják.
Hogyan döntsd el?
Számold meg, hány jel igaz rád:
| Ahány jel igaz | Mit érdemes tenni |
|---|---|
| Nulla vagy egy | Maradj az Excelnél. Rendezd át, védd le a képleteket, és kész. |
| Kettő | Figyeld. Ha a cég nő vagy több ember kerül a munkába, hamar elő fog jönni. |
| Három vagy több | Érdemes beszélni valakivel, aki meg tudja mondani, mit lehet kiváltani és hogyan. |
Mi történik, ha kiváltjátok?
Nem az történik, hogy egyik napról a másikra mindent eldobtok. Az első lépés mindig az, hogy kiválasztjuk a legfájóbb részt. Átnézem a meglévő táblázataidat, rendbe teszem az adatokat, és átviszem őket az új programba. A régi fájlok tartalékként megmaradnak. Hetente kipróbálható verziót kapsz, így menet közben szólsz, ha valami nem úgy működik, ahogy a munkátok. Az Excel kiváltása programmal oldalon részletesen leírtam a folyamatot.
Ha a táblázatod valójában egy ügyfél- vagy megrendelés-nyilvántartás, lehet, hogy a ügyviteli rendszer a jobb név és a jobb irány. Ha főleg ügyfelekről, ajánlatokról és teendőkről szól, akkor az egyedi CRM rendszer áll közel hozzá.
Hogyan néz ki a váltás a gyakorlatban?
Képzelj el egy kis céget, ahol a megrendeléseket egy közös táblázatban vezetik. Négyen használják, és hetente kétszer kell egyeztetni, ki melyik sort írta át. Az első lépés nem az, hogy mindent kidobnak. Kiválasztják a legfájóbb részt, például a megrendelések követését, és ezt viszik át egy programba. A régi táblázat mellette marad, amíg mindenki meg nem szokja az újat. Néhány hét után a csapat már nem nyúl a táblázathoz, mert a programban gyorsabb, és nem lehet elrontani. Ez a lassú, kontrollált váltás a jó út: nem kockáztatod a mindennapi munkát, és közben látod, működik-e.
Mikor nem érdemes kiváltani?
Három esetben szerintem hiba lenne programot építeni:
- Egyedül használod, és működik. Ha te vagy az egyetlen felhasználó, és nem fáj, nincs mit megoldani.
- Egyszeri vagy ritka feladat. Egy éves összesítés vagy egy gyors kalkuláció nem érdemli meg a fejlesztést.
- Még nem tudjátok, hogyan akartok dolgozni. Ha a folyamat sincs tisztázva, a program csak befagyasztja a zűrzavart. Ilyenkor először a folyamatot kell rendbe tenni, akár egy jól megszervezett táblázatban.
Ha nem vagy biztos benne, hova tartozol, írd meg röviden, mire használjátok most az Excelt. Őszintén megmondom, érdemes-e váltani, és ha nem, akkor is kapsz két-három gyakorlati tippet. Az első beszélgetés ingyenes, és nem kötelez semmire. A kockázatokról a Excel hibák, amik pénzbe kerülnek cikkben is írtam. Budapesten dolgozom, de távolról az egész országban vállalok munkát.
Gyakori kérdések
Mikor érdemes az Excelt programra cserélni?
Ha többen dolgoztok ugyanabban a táblázatban, a verziók és felülírások hibát okoznak, csak egy ember érti a fájlt, vagy nincs jogosultságkezelés és emlékeztető. Ha egyedül használod, és működik, nem kell cserélni.
Egyik napról a másikra kell váltani?
Nem. Az első lépés mindig a legfájóbb rész kiválasztása. A régi táblázat tartalékként megmarad, és hetente kipróbálható verziót kapsz, így menet közben szólhatsz, ha valami nem működik.
Mi lesz a régi adataimmal?
Átnézem a meglévő táblázataidat, rendbe teszem az adatokat, és átviszem az új programba. A régi fájlok tartalékként megmaradnak.
Nem elég egy jól megszervezett közös táblázat?
Sokszor elég. Ha kevesen vagytok, kevés az adat, és nincs szükség jogosultságra vagy emlékeztetőre, egy rendezett táblázat a legolcsóbb megoldás. Akkor érdemes váltani, ha ez már gátol.
Kell hozzá informatikai tudás?
Nem. Böngészőből használható programot kapsz, amelyet telefonról is el lehet érni, telepítés nélkül. A szerverről, a mentésről és a frissítésről én gondoskodom.
Frissítve: · Szerző: Tóth Péter, TP-Lab, Budapest