Az Excel nem rossz eszköz. Éppen ezért bízunk benne túl sokat: gyors, ismerjük, és tényleg mindent be lehet vele rakni. A baj ott kezdődik, amikor a táblázat már nem számolgatás, hanem a cég működésének a gerince. Ilyenkor egy apró, észrevétlen hiba is valódi pénzbe kerül. Ebben a cikkben hét tipikus Excel-hibát mutatok meg, amelyekkel cégeknél újra és újra találkozom, és azt is, mikor nem kell semmin változtatni.
1. A képlet, amit valaki véletlenül felülírt
Egy árkalkulációs táblázatban az utolsó oszlop képletekből áll. Valaki egy sürgős ajánlatnál beírja kézzel a végösszeget, mert „úgyis ennyi”. A képlet eltűnik, és a következő hónapban már mindenki a rossz számmal számol. A hibát senki nem látja, mert az Excel nem szól, ha egy képletet számmal írsz át.
2. Két ember, két verzió
A „megrendelesek_vegleges.xlsx” és a „megrendelesek_vegleges_2_Peti.xlsx” közül melyik az igazi? Ha ketten dolgoztok ugyanabban a fájlban, és az egyikük a saját gépén módosít, a másik pedig a levelezésből nyitja meg, két igazság lesz. Az egyik megrendelés megvan, a másik nincs, és ezt általában az ügyfél veszi észre először.
3. A szám, amit az Excel „kijavít”
Az Excel segíteni akar, és néha pont ezzel árt. Néhány hétköznapi példa:
- Az irányítószám vagy az adószám elején álló nulla eltűnik, mert az Excel számnak hiszi.
- Az „1/2” vagy a „3-4” dátummá alakul át, pedig terméknév vagy helyiségszám volt.
- A hosszú azonosítók (számlaszám, szerződésszám) tudományos alakra váltanak.
Mindegyik apróság, de ha ezek az adatok egy számlába vagy egy szerződésbe kerülnek, már nem az.
4. Amit csak egyetlen ember ért
Van egy kolléga, aki három éve építgeti a táblázatot, rejtett lapokkal, színekkel és makrókkal. Pontosan tudja, mit hova kell írni. Ha betegszabadságra megy vagy távozik, a cég egyik legfontosabb működési tudása vele együtt távozik. Ez nem az ő hibája, hanem a rendszeré: a táblázat nem magyarázza el magát.
5. Nincs jogosultság, nincs napló
Az Excelben, ha valaki látja a fájlt, tipikusan mindent látni és szerkeszteni is tud. Nem tudod azt mondani, hogy a nyári diák csak a saját sorait lássa, az ügyintéző pedig ne tudjon árat módosítani. És ha mégis módosítja valaki, utólag alig tudod megmondani, ki, mikor és mit írt át. Ha pénzről, ügyféladatról vagy szerződésről van szó, ez komoly kockázat.
6. Az emlékeztető, ami sosem jön
A táblázat nem szól. Nem küld e-mailt, ha lejár egy ajánlat, nem jelzi, ha egy fizetési határidő tegnap volt, és nem figyelmeztet, hogy két fuvar ugyanarra az időpontra szól. Mindez azon múlik, hogy valaki éppen megnyitja a fájlt, és észreveszi. Egy elfelejtett követés vagy egy kintlévőség, amelyet senki nem sürget, közvetlen bevételkiesés.
7. Adatok szétszórva több fájlban
Az ügyfelek az egyik táblázatban, a megrendelések egy másikban, a számlák egy harmadikban vannak. Amikor tudni akarod, mennyivel tartozik egy ügyfél, három fájlt kell egymás mellé tenni, és kézzel összeolvasni. Minél több az átírás, annál több a hibalehetőség, és annál lassabban kapsz választ az egyszerű kérdéseidre is.
Mennyibe kerülnek ezek a hibák?
Számot nem mondok, mert nálatok mást jelent. De a költség mindig ugyanazokból az elemekből áll össze: az átírással és keresgéléssel töltött órák, a hibás számla vagy ajánlat javítása, az elmaradt követésből eltűnő bevétel, és az ügyfél bizalma, amely egy elrontott kiszállításnál vagy rossz számlánál megrendül. Ezt egy-két hónapig bírja a cég. Később már a legjobb munkatársak is azzal töltik az idejüket, hogy a táblázatot gondozzák ahelyett, hogy dolgoznának.
A KontenerLab fuvarkezelő rendszert is így kezdtem építeni: a szállítócégnél a nap telefonokból, táblázatokból és papírokból állt, és az információ közben elveszett vagy késett. A KontenerLab referencia oldalon megnézheted, hogyan került minden egy helyre.
Mit tehetsz, mielőtt programot építenél?
Nem minden hibára kell azonnal új rendszer. Ezeket érdemes először megpróbálni:
- Állítsd le a „kézzel beírt végösszeg” szokást, és védd le a képleteket tartalmazó cellákat.
- Egy közös helyen tárold a fájlt, és határozd meg, ki szerkesztheti. A fájlnevekben ne legyen „végleges”.
- Az azonosítókat tárold szövegként, és ellenőrizd az importálásnál, hogy nem alakult-e át semmi.
- Írd le egy oldalon, hogyan működik a táblázat, hogy ne csak egy ember értse.
Ha ezek után is ugyanazok a bajok jönnek vissza, akkor nem a fegyelmeden múlik, hanem azon, hogy a táblázat nem erre való.
Mikor nem kell semmit csinálnod?
Ha a táblázatot egyedül használod, az adat kevés, és nincs belőle függő más ember vagy pénzügyi döntés, az Excel pont jó. Egy személyes költségvetés vagy egy egyszeri számítás nem érdemel külön programot. A kiváltás ott éri meg, ahol többen dolgoztok ugyanabban, és a hiba pénzbe vagy ügyfélbe kerül. Hogy ez nálad így van-e, a hét jel, hogy Excel helyett program kell című cikkben összegyűjtöttem.
Ha már most tudod, hogy ezek közül több nálatok is megvan, nézd meg az Excel kiváltása programmal oldalt, ahol leírom, hogyan visszük át az adataidat, és hogyan kezdjük a legfájóbb résszel. A beszélgetés ingyenes. Budapesten dolgozom, de távolról az egész országban vállalok munkát.
Gyakori kérdések
Mennyibe kerül egy Excel-hiba?
Ezt nem lehet általánosan megmondani, mert nálatok mást jelent. A költség mindig az átírásra és javításra fordított órákból, a hibás számlából vagy ajánlatból, az elmaradt követésből eltűnő bevételből és az ügyfél bizalmából áll össze.
Hogyan előzhetem meg a leggyakoribb hibákat?
Ne írj kézzel végösszeget képlet helyére, védd le a képleteket, tárold közös helyen a fájlt, az azonosítókat szövegként kezeld, és írd le egy oldalon, hogyan működik a táblázat. Ezek nem oldanak meg mindent, de sokat segítenek.
Mikor nem kell az Excelt lecserélni?
Ha egyedül használod, kevés az adat, és nem függ tőle más ember vagy pénzügyi döntés. Egy személyes költségvetés vagy egy egyszeri számítás tökéletes az Excelben.
Mit tegyek, ha csak egy kolléga érti a táblázatot?
Kérd meg, hogy írja le egy oldalon, mit hová kell írni, és mi miből számolódik. Ha a táblázat már túl bonyolult ehhez, az a jel, hogy érdemes kiváltani egy programmal, amely a szabályokat magába építi.
Átkerülnek a régi adataim az új programba?
Igen. Átnézem a meglévő táblázataidat, rendbe teszem az adatokat, és átviszem őket az új rendszerbe. A régi fájlok tartalékként megmaradnak, az átvitel módját pedig az ajánlat előre leírja.
Frissítve: · Szerző: Tóth Péter, TP-Lab, Budapest